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5 Claves para establecer reuniones de trabajo eficaces

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5 Claves para establecer reuniones de trabajo eficaces

 

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Las reuniones son un soporte básico que marcan el buen funcionamiento de un equipo de trabajo. Son un gran momento para potenciar las expectativas de eficacia y resultados del propio equipo, por lo que deben de llevarse a cabo de una manera eficaz y productiva. ¿Cuántas veces has salido de reuniones de trabajo con la sensación de que el tiempo se os ha escapado de las manos sin definir nada? Para que las reuniones en tu equipo de trabajo sean eficaces, cumplan un papel motivador y generen cohesión en el grupo, te mostramos cinco puntos básico que debes tener en cuenta:

  1. El orden del día es un documento imprescindible en cualquier reunión. Debe planificarse cada punto a tratar, así como centrar su función dentro de la reunión de trabajo. Como consejo, puedes encabezar el planteamiento de cada tema con las siguientes directrices: “Para informar”, “Para tomar decisiones”, etc….  De este modo, todos los asistentes conocerán el objetivo de cada punto.
  2. No hay lugar para la improvisación. Toda reunión debe contar con una preparación previa, deberás planificar cada intervención, así como la duración de cada punto. Es importante que las reuniones no se alarguen más de dos horas. Ten en cuenta que a partir de ese tiempo ya no suelen ser productivas. Una reunión de trabajo no es momento de leer informes o noticias, sino que debe favorecer la puesta en común de los miembros del equipo.
  3. Comienza la reunión de manera puntual. No debe reforzarse el comportamiento de llegar tarde. Si esperas a los impuntuales, castigarás a los que lleguen a tiempo.
  4. Favorece la participación democrática de los asistentes. Como conductor de la reunión, deberás garantizar que se cumplen los turnos de palabra y se respetan las opiniones de todos los miembros del equipo.
  5. Recapitulación final. Al terminar la reunión, deben recordarse los compromisos y acuerdos que se han alcanzado. De este modo, las conclusiones tomadas en la misma, quedan claras en todo momento. Además, es importante que se marque una fecha para la próxima reunión.

Con estas sencillas claves, mejorarás la productividad de tus reuniones de trabajo y conseguirás que las mismas sean lo más efectivas posibles. Además, favorecerás el trabajo en equipo de sus miembros.

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